ИИ-агент на производстве: принимает заявки дилеров и оформляет документы

Дилер отправил заявку в 18:20. Менеджер уже уехал с завода, почта осталась непрочитанной, а утром сверху легли ещё восемь писем, два сообщения в WhatsApp и один Excel-файл, который прислали «на согласование». К обеду часть заказов обработана, а один — тот самый, вечерний — просто провалился между вкладками. Дилер звонит через два дня: «Где отгрузка?» И вот это уже не мелочь, а испорченные отношения с партнёром, который приносит выручку каждый месяц.

На производстве заявки редко приходят красиво. Один дилер шлёт таблицу, второй — фото рукописного списка, третий пишет прямо в мессенджер: «Отгрузите как в прошлый раз, плюс десять коробок». Менеджер по работе с дилерами тратит половину дня не на продажи, а на то, чтобы всё это собрать, расшифровать, сверить с остатками и вбить в 1С. ИИ-агент забирает на себя именно этот кусок — приём, разбор и подготовку документов.

Одно окно вместо пяти вкладок

Первое, что меняется, — заявки перестают жить в разных местах. Письмо на общий ящик, сообщение в мессенджере, файл в Excel — агент видит их все и приводит к одному виду: кто дилер, что заказал, сколько, на какой адрес. Менеджеру больше не нужно держать в голове «а не забыл ли я вон то письмо снизу». Ничего не теряется в конце смены, потому что смена у агента не заканчивается.

Разбирать он умеет и неаккуратный текст. «Как в прошлый раз плюс десять коробок» — агент поднимает предыдущий заказ этого дилера, добавляет десять позиций и показывает менеджеру готовую заявку на подтверждение. Фотографию рукописного списка распознаёт и переносит в позиции. Кривой Excel, где артикулы записаны через запятую, а не по столбцам, — тоже приводит в порядок.

Сверка с остатками до того, как дилер услышит «нет»

Самая обидная ошибка на производстве — принять заказ, оформить документы, а на складе нужного товара нет или он в производстве ещё две недели. Дилер уже сказал своему клиенту сроки, а теперь их приходится двигать.

Агент сверяет заявку с остатками и планом производства сразу, на входе. Если позиции хватает — готовит документы. Если нет — подсвечивает менеджеру: «По артикулу 214 на складе 40 штук из 100, ближайшее пополнение — через партию». Менеджер сразу видит проблему и предлагает дилеру частичную отгрузку или другой срок, а не через три дня, когда уже поздно.

• заявка приходит в любом виде — почта, мессенджер, таблица, фото;
• агент собирает её в единую карточку заказа;
• сверяет позиции с остатками и планом отгрузок;
• спорные места помечает и отдаёт человеку на решение.

Счёт, накладная, спецификация — без ручного набора

Когда заявка подтверждена, начинается бумажная рутина: счёт, спецификация, товарная накладная, иногда УПД. На заводе средней руки это десятки документов в день, и каждый набирается руками — с рисками опечататься в цене, в количестве, в реквизитах дилера.

Агент готовит эти документы из подтверждённой заявки: подтягивает реквизиты дилера из базы, цены по его прайсу (у оптовиков они часто индивидуальные), считает суммы и НДС. Менеджеру остаётся проверить и отправить. Работа, которая занимала полдня на пачку заказов, сжимается до просмотра и пары кликов. И, что важно, цифры в счёте и в накладной совпадают — потому что берутся из одного источника, а не набираются дважды.

Долги и повторные заказы, о которых обычно забывают

Дилерская модель держится на дисциплине оплат. Но напоминать партнёру про просроченный счёт менеджеру некомфортно и некогда — и дебиторка растёт тихо, пока не превратится в разговор с собственником. Агент отслеживает оплаты по выставленным счетам и вовремя, вежливо и без эмоций напоминает дилеру о подходящем сроке. Не давит — просто не даёт забыть.

Он же замечает ритм закупок. Если дилер обычно заказывает раз в три недели, а прошло уже пять, менеджер получает подсказку: «Стоит написать, давно нет заявок». Это не про слежку, а про то, чтобы не терять партнёра, который просто закрутился и ушёл к тому, кто напомнил о себе первым.

Что это даёт в деньгах и нервах

Точные цифры зависят от объёма и бардака на входе, но ориентиры такие. Менеджер по работе с дилерами тратит на разбор и оформление заявок 3–4 часа в день — агент возвращает большую часть этого времени на живую работу с партнёрами. Потерянные и «зависшие» заявки — обычно это единицы процентов от потока, но каждая такая заявка это конкретная отгрузка и конкретный обиженный дилер. Ошибки в документах, из-за которых потом переделывают счета и спорят о суммах, сокращаются, потому что человек перестаёт вбивать одно и то же вручную.

Важно понимать границы. Агент не решает, отгружать ли в долг проблемному дилеру, не согласовывает скидку сверх прайса, не заменяет менеджера в сложных переговорах. Он снимает рутину и подаёт человеку готовое решение с подсвеченными рисками. Финальное «да» остаётся за людьми — и это правильно.

Вывод

Заявки дилеров и документооборот — это не то место, где производство зарабатывает, но именно там оно теряет: время менеджеров, отгрузки, доверие партнёров. ИИ-агент закрывает этот тихий провал: собирает заявки в одном месте, сверяет с остатками, готовит документы и не забывает про оплаты. Менеджер занимается партнёрами, а не расшифровкой чужих таблиц. В МАВИИ мы помогаем производствам внедрять таких агентов под их поток заявок и свою учётную систему — так, чтобы вечерняя заявка дожила до утра.